会务公司哪家好?会议策划的一般流程

　　当今社会，会议活动充满在我们生活中的各个方面，种类繁多，会议策划公司也是惩处不穷，下面就让拥有20多年会议策划经验的九舟会议策划会务服务公司有限公司为大家介绍一下会务活动的一般流程。

　　常见的会议台形：剧院形、董事形、圆桌形、鱼骨形、U形、课桌形等，也可根据客人的要求摆台。常见的会议类型：高级会议(如政府接待、公司内部董事会、国际会议等)、贸易洽谈会、茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等。九舟会议策划有限公司可以承接各种会议活动，经验丰富，团队实力强进。

　　领受任务，熟知以下内容：会议名称、会议性质、与会人数、会议期限、会议休息时间表、会议活动范围、准备内容、注意事项等。

　　会前准备：(1)根据会议的要求摆好会议的台形，工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。冬夏两季要调整好室温，注意通风，冬季要保暖;(2)会场指示牌，在会展大厅明显位置摆放会议的指示牌，在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌;(3)有主席台的话布置鲜花或其他装饰物，各个位置根据要求可以摆放人名卡、话筒;(4)主席台上方根据客人要求，在合适的位置由工程部协助挂号横幅;(5)登记台：会场门口或会展大厅摆放签到台并有指示牌、签到簿，方便参会客人签到;(6)休息安排，熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与市场部或者客人沟通，安排合适的休息区域，并准备茶歇;(7)有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台，准备好充足的餐具、饮品、食品，根据主办方的要求按时提供;(8)服务员配备，人员安排到位，告知其负责的区域和服务的内容，让其准备好所需要的东西，适时提供服务;(9)会场清洁，会场布置结束后清理好会场卫生，等待会议开始;(10)接手纪念品、礼品的发放，如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管、发放礼品的，在收货时要做好登记;(11)礼仪演习彩排，如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与客人沟通好服务内容，对专人进行培训，保证服务质量。

　　会前检查： 会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品、人员准备情况等。九舟会议策划会务公司有限公司工作细致认真，对于会签准备工作反复推敲，避免漏掉哪一项，影像会议正常举办。

　　会中：1、引领：准备大厅指示牌、引导员，引导客人到指定会议区域，由主办方登记专人引导重要嘉宾到位; 2、会中服务：(1)主席台上湿巾、倒茶水服务，其他会议区域根据情况而定，客人到位后斟倒茶水或矿泉水;(2)会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场，保持会场周围的安静，不要有噪音或异味影响会议进行。(3)加水、清洁服务，会议进行当中适时的为客人添加饮品，清理桌面的垃圾。(4)委托代办服务，可以为了方便客人，帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件，递送物品等。(5)出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：“先生，请问需要帮助吗?”引领客人去洗手间等地方。(6)应急情况处理：对会议服务员工进行培训，如遇到紧急情况，如火灾疏散，指引客人迅速从安全通道撤离;失窃，做当事人询问笔录、相关人询问笔录;停电、溢水，安抚客人，迅速找相关人员解决;如遇到病人疾病突发，迅速拨打急救中心电话，并可以找相关人员在现场展开急症救护等。一站式的会议公司九舟会议策划有限公司对于会议活动有着丰富的经验，可以沉着应对会议中发生的情况，及时解决，保证会议正常进行。